Fonctionnalités
Les rubriques ci-dessous suivent la navigation de l’application : piloter le cabinet, traiter les dossiers, préparer les déclarations, paramétrer l’espace.
Ce qui demande votre attention, tous dossiers confondus.
Pour le trimestre actif : montant toutes taxes comprises concerné, amende à verser, taux de factures réglées dans les délais, actions requises et prochaines échéances de dépôt. Le chiffre-clé est le montant concerné ; tout le reste lui est subordonné.
Conventions manquantes, anomalies à traiter et échéances déclaratives, dans une seule liste triée, avec le total toujours affiché.
Les factures à déclarer de tout le portefeuille, classées par amende, avec leur dossier et leur fournisseur.
Les contrôles issus de l’import et du calcul : dates incohérentes, doublons potentiels, délais supérieurs à 60 jours sans convention. Chaque anomalie se confirme ou se lève ; la décision est tracée, et une anomalie levée n’est plus comptée nulle part.
Un dossier par client, un trimestre actif à la fois.
La liste des dossiers avec leur montant concerné et le statut de leur trimestre. Chaque client porte ses identifiants (ICE, IF, RC) et son chiffre d’affaires, qui détermine son assujettissement et le modèle de visa.
Le trimestre d’un client en une page : indicateurs, statut de la période, actions restantes, accès à la déclaration et au visa.
La feuille de calcul facture par facture : délai autorisé et origine, date limite, date d’arrêté, retard, mois de retard, amende. Filtres, total en pied de tableau, export Excel formaté.
Assistant en six étapes : dépôt du fichier, analyse, rattachement des colonnes proposé avec un niveau de confiance, aperçu (lignes valides, ignorées, rejetées, doublons), confirmation, résultat. Rien n’est enregistré avant la confirmation ; les lignes écartées sont exportables avec leur motif, un import peut être annulé et les rattachements de colonnes réutilisés.
Délai convenu saisi explicitement, entre 1 et 120 jours, ou importé depuis un modèle Excel. Le document signé (PDF, JPEG, PNG) est archivé tel quel, sans lecture automatique. Doublons et conflits sont signalés sans rien écraser ; les trimestres non clôturés sont recalculés.
Rapprochement par ICE, puis IF, puis RC, et en dernier par nom : les variantes d’écriture d’un même fournisseur sont reconnues sans modifier le nom affiché.
Télécommunications, eau, électricité, régies : ces fournisseurs sont proposés sur la base de leurs identifiants ou de leur nom, et leur règle spécifique ne s’applique qu’après votre confirmation. Une proposition fondée sur le seul nom n’est jamais appliquée d’office.
Règle métier à confirmer par l’expert-comptable avant publication.
L’état du trimestre, sa lettre de visa et ses exports.
L’état des factures hors délai du trimestre, le montant toutes taxes comprises concerné et l’amende à verser. Sur une période clôturée, les valeurs affichées sont celles arrêtées à la clôture.
Lettre de visa générée depuis le même état : conclusion (sans observation, avec observations, refus de visa), observations ou motifs obligatoires quand la conclusion les exige, lieu et date dans le fuseau du cabinet, signataire. Modèle de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes selon le chiffre d’affaires du client. Word et PDF.
Feuille de délais en Excel ; état de la déclaration en CSV et en XML ; lettre de visa en Word et en PDF. Chaque export est journalisé.
L’espace du cabinet, ses utilisateurs et sa trace.
Chaque trimestre a un statut (à venir, ouverte, en préparation, à contrôler, prête, validée, déclarée, clôturée, rouverte). La clôture fige les montants ; la réouverture est réservée à l’administrateur, avec un motif obligatoire.
La table des taux directeurs utilisés pour le premier mois de retard est tenue par l’administrateur ; chaque modification est journalisée.
Invitations par lien, trois rôles (Administrateur, Comptable, Lecture seule), désactivation d’un compte sans perte d’historique.
Approbation des nouveaux appareils, liste d’adresses IP autorisées, sessions ouvertes et historique des connexions.
Qui a fait quoi et quand, avec l’état avant et après lorsqu’il a un sens. Heures affichées dans le fuseau du cabinet.
Un parcours pas à pas pour un nouvel espace : cabinet, premier client, factures, conventions, fournisseurs de réseau, trimestre à traiter.
